東京都新宿区「スリール株式会社」／コミュニティマネジメントセミナー

子育て支援、キャリア教育、少子化対策の実現を目指す団体であるスリールさん。
“仕事と子育てを学びたい”学生と、“子育てをサポートして欲しい家庭”を繋げる「ワーク&ライフ・インターン」として、『共働き家庭へ、学生がインターンシップに入る』というプログラムを展開践しています。

その中で、今回は運営スタッフに向けての、コミュニティマネジメントセミナーを開催しました。

団体が継続的にイキイキと活動していくためには、まず運営スタッフがイキイキと活躍することが重要です。

そのためには「チーム」になって「共にがんばる」仕組みがとても大切。

スリールのさらなる発展のためにも、ボランタリーなスタッフの活躍・成長は、ぜひ力を入れてがんばりたいところです。

今回は、チーム運営に重要な

【1】ミーティングのやり方
【2】年間計画の立て方

の2つを中心に、ボランタリーなメンバーで構成されるチームで、「高い成果」と「あたたかい・熱いチーム」を創り出すコツについて学びました。

【1】ミーティングのやり方

まずは「ミーティングのやり方」。
「ミーティングでの悩み・困りごとは何ですか？」という問いから始まり、たくさんの悩みや課題が出てきました。

事前準備が大変。当日も大変。終わった後も大変
話すのが苦手、しゃべりたがりもいる、時間配分が難しい、メリハリがなくなる、ファシリテーションが難しい
決定事項やTODOをみんな忘れる。進捗管理やお尻叩きが大変
モチベーションがバラバラ。全員集まらない、遅刻する
長く話した割に決まったことが少ない

みなさん「あるある」と大きくうなづいていました。

そこで、講師から３つのポイントをご紹介。

1.日程調整・出欠確認にこだわる

運営にかかわる人たち（スタッフ・メンバー）が、リアルに会って話をする“場” のセッティングがまずは最重要。

2.議題の設定がミーティングのすべて

議題（アジェンダ）とゴールをきちんと設定することで、ミーティングの質が格段にＵＰ！

3.ミーティングはイベント

「スタッフのやる気向上」「つながりの強化」は、良い“ミーティングの場”づくりから。

みなさん、とても納得した様子でした。

そして実際に、「効果的な議題（アジェンダ）」作成のワーク。実践への意欲を高めます。

【2】年間計画の立て方

続いて「年間計画の立て方」。
イキイキと継続的に運営されているコミュニティ・団体の特徴に「年間計画があること」があります。

ワークを通して、

Q1.参加者の視点から考えたとき、どんなコミュニティになりたいか？
　　そのために必要な目標・企画・仕組みは何か？
Q2.チーム・運営の視点から考えたとき、どんな運営チーム・組織になりたいか？
　　そのために必要な目標・企画・仕組みは何か？

ということを考え、グループで共有・議論。

コミュニティ・団体としての「ありたい姿」や「目指す方向」を、当事者であるスタッフ同士が語り合うことはとても大切。

その対話を通して出来てくる、「ありたい姿」「目指す方向」のステートメント（文章）は、運営に大きな力を与えてくれるからです。

「ありたい姿」「目指す方向」が定まったら、実現するための企画や仕組みを考え、最後は「年間計画・スケジュール」に落とします。

まとめとして、講師より

年間計画は「灯台」

暗い海の中でも、目指す場所が瞬時にわかる。立ち戻れる場所としての「方針」や「目標」が大切

年間計画は「エスカレーター」

年間計画が運営をひっぱってくれる。継続できるコミュニティの秘訣

という話があり、「年間計画をつくり、運用すること」の重要性が説かれました。

今までスリールには、「何かやりたい」「団体をなんとかしたい」という熱い気持ちや情熱がありました。

しかし、どのようにして団体運営の業務を進めれば良いのか、どうやって一人ひとりの力を活かせ良いのか、それが見えていなかったところに、課題があったように思います。

上のような「ポイント」「型」「進め方」が分かったことは、ものごとを前進させてくれるはず。
一人ひとりの力を活かしながら、チームで運営する団体へ成長するきっかけになると思います。

スリールさんの、さらなる飛躍に期待です！

セミナー参加者の感想

ミーティングについて具体的な型がわかってとても勉強になりました。
今週も私が主体のミーティングが3件あり、正直ずっと進め方に悩んできていましたが、今日教えていただいたアジェンダや事前課題、ToDo、次回へのつなげ方など、早速使っていきたいです！不安が消えて、やる気出てきました～！
私自身まだ一回も、ミーティングをリーダーとして仕切ったことがないため、これからチームを運営して行くにあたって、どのようにすれば良いのかとても不安がありました。しかし、ワークで自分が感じるミーティングでの問題点を洗い出せたことで、それを一つ一つ解決していけばよいのだということに気づき、そのノウハウを学べたことで、不安も払拭されました。
特に共感できたのが、「日程調整と参加確認に全力を傾けるべき」というポイントでした。学生はとくに気分屋で、すぐにやる気をなくしてしまうということを日々の業務の中で実感しているので、「参加確認」に全力を注がなければならないというのは本当にその通りだと思います。
また、年間予定のお話で、「年間予定に引っ張られて業務が回っていく」というのも、とても納得させられました。特にイベント運営などは準備などの関係で予定を先延ばしにしがちなので、無理ない予定を立て、早め早めに実施していこうと思います。
年間予定表を作成するワークをやったとき、わくわくが止まらず、今からチームを運営していくのが本当に楽しみになりました！教えていただいたノウハウをフル活用して、このわくわくの気持ちを形にしていきたいと思っています。
ミーティングをする際はゴールが大切、そのゴールが成果物になっていることが有効だという点がとても勉強になりました。
話が横道にそれてしまったり長い時間をかけた割には決定事項が少ないことはよくあることですが、ゴールを成果物に設定するだけで目指すところがはっきりして議論しやすいと感じました。
■事前課題を各自やってくることにより次回のミーティングがスムーズに始められること
■リーダーは、話を振ったり何度も念押しや確認をしなければならない、という事実を知ったのでリーダーを敬うと共に協力していきたいと考えたこと
などの、気づきや学びを得ることができました☆
これまでふわふわしていたものが今回のセミナーによっていっきに具体的になりやるべきことがはっきり見えてきました！
脳がぶるぶるしました。これはリーダーだけが受講するよりも、メンバー全員で参加して、その場で今後のコミュニティの運営を考える場にしたいって思いました。