コラム「イベントに”魂”を込めるための3つのタスク」

CRファクトリーは、2015年3月1日に開催する予定のちょっと大きなイベントの仕込みをしている最中です。
3人のインターンスタッフでプロジェクトチームを組んでコミットし、僕はメンターとして(優しくも厳しくも?)フィードバックをしながら、それぞれに試行錯誤の日々です。
最近(プレイヤーではなく)メンターとして企画立案・設計に携わることが増えてきたことで、いかにイベントにスタッフの”魂”を込めるか、ということの重要性を再認識しています。

チームビルディング・モチベーションの質を高い状態で維持し、スタッフが常にオーナーシップを持って動くためには、企画の意義・成果・ゴールイメージなどを常に密度濃く共有している必要があります。組織全体で言えば”理念共有”に近い部分だと思います。

経験や感性でクリアできる場面も少なくないのですが、ここを泥臭く丁寧に対話することが、組織としての成果と人としての成長の両立につながると感じています。
イベントに”魂”を込めるために時間をかけてでも納得感が生まれるまでやるべきタスクは、具体的には以下の3つだと考えています。

(1)企画書(特に企画趣旨)作成
(2)告知文章作成
(3)バックエンド設計

(1)企画書(特に企画趣旨)作成
パートナーやゲストに提示して巻き込むためのツールである企画書ですが、特にその”企画趣旨”のつくり込みは重要です。
このイベントにはどんな人が参加し、どんな体験を経て日常に持ち帰り、その先にはどんな社会の変化が起きていくのか。
いきなり明文化しようとすると、キレイな言葉になりすぎて上滑りしてしまいがちです。
まずはペルソナやゴールのイメージを強く共有できるまで徹底的にディスカッションを繰り返し、スタッフ全員が高いレベルの熱量と納得感を持てる状態にまですることが第一です。
キックオフしておそらく最初の重いタスクであることもあって、ここを一緒に乗り越えることはチームビルディングの重要なポイントにもなります。

(2)告知文章作成
次に、イベントを”どう伝えるか”のための告知文章です。
どうしたら明確に伝わるか、どうしたらワクワクさせられるか、”表現”を突き詰めるタスクになります。かつて、17回もレビューで差し戻したこともありました(笑)。
より多くの人に参加してもらえるかどうかは、告知文章の質に大きく左右されます。
どうしたら本当に相手に伝わるか、ということは果てのない命題ではありますが、ここを納得いくまでやり抜けるかが、その後の広報・集客にかけるエネルギーに大きく関わります。
”初めて知った人にも昔からの友人にも”伝わると思えたら、仕上がりと言っていいでしょう。

(3)バックエンド設計
最後に、イベントの後にどうつなげるか、というバックエンド設計です。
”たくさん集まった!楽しかった!”というだけで終わっては労力をかけてやる意味は薄いと言えます。
主催者にとって、協力者にとって、参加者にとって、どんな成果があり、それがどういう形で今後につながっていくのか。
社会において、戦略において、このイベントはどのような打ち手・アクションなのか。
それが明確になるように設計するのが主催者の役割ですし、具体的な”数字”で示すことが必要です。
言い換えれば、イベントにとっての”ゴール”にあたる部分なので、真剣に目指すことができるバックエンド設計をすることで、チームの熱量は高まっていきます。

強いチームによる強いインパクトを生むために、イベントに”魂”を込めていきましょう。

(事業部長 五井渕利明)

シェアする

フォローする